SEKRETER: Sekreterliğin çeşitli şekillerde tanımlandığını görebiliriz. Sekreter; büro işlerinin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticisinin zamanını verimli kılan en yakın yardımcısı ve sırdaşıdır.
Sekreter; yöneticisini temsil eden ve onun adına kurum içi ve kurum dışı ilişkilerde bulunan bir büro görevlisidir.
Sekreter; büro yönetimi konusunda bilgili, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan görev ve sorumlulukları uyguladığı gibi kendisine verilen yetki sınırları içerisinde kararlar verebilen, yönetim kadrosu içerisinde yeri bulunan bir büro görevlisidir.
SEKRETERLİK ÇEŞİTLERİ
Sekreterliği belirgin iş kollarına göre aşağıdaki şekilde sınıflandırmak mümkündür.
·Yönetici Sekreter
·Ticari Sekreter
·Tıp Sekreteri
·Hukuk Sekreteri
·Finans Sekreteri
·Film Sekreteri
·Basın Sekreteri
·Bürotik Sekreter
·Muhasebe Sekreteri
·Gayri Menkul Sekreteri
·Teknik Sekreteri
·Uluslar Arası Organizasyon Sekreteri
SEKRETERİN NİTELİKLERİ
Sekreterin niteliklerini üç ana noktada toplayabiliriz. Bunlar:
A.Mesleki Nitelikleri
B.Dış Görünüşüyle İlgili Nitelikleri
C.Davranışsal Yetenekleri
A- SEKRETERİN MESLEKİ NİTELİKLERİ:
1)Türkçe’yi çok iyi konuşup, yazabilmek.
2)Yabancı dil bilmek.
3)Büro otomasyonlarını tanımak ve kullanabilmek.
4)Sağlıklı insan ilişkileri kurabilmek.
5)Yazışma ve raporlama tekniklerini bilmek.
6)Dosyalama tekniklerini bilmek.
7)Hızlı not alabilmek yeteneğine sahip olmak.
8)Büro yönetimi tekniklerini bilmek.
9)Protokol kurallarını bilmek.

*Sekreterin konuşma sanatını iyi bilmesi gerekir. Bunun için şunlara dikkat etmelidir.
·İyi bir dinleyici olmak.
·Konuşurken ve dinlerken söz söyleyenin gözüne bakmak.
·Jest ve mimiklerden yararlanmak fakat aşırıya kaçmamak.
·Yersiz ve gereksiz konuşmalardan kaçınmak.
·Başkalarının konuşmalarını yerli yersiz bölmemek.
·Konuşmalara iyi düşünüp hazırlanmadan katılmamak.
·Dinleyenlere sık sık anlıyor musunuz diye sormamak.
·Ses tonunu etkili kullanmak.
·Yöresel şivelerden kaçınmak
·Konuşmada gerçekçi ve samimi olmak, sahte jestlerden kaçınmak.
·Konuşmanın açık ve net olması.
·Konuşmaya özür dileyerek başlamamak.
·Nezaket dışı konuşmalardan kaçınmak.
·Konuşmacı kendine güven duymalı.
·Mesleği ile ilgili konularda sürekli okumalı.
* Konuşma Sanatını Destekleyen Bilimler
¨ Dil Bilim ¨ Sosyoloji ¨ Edebiyat ¨ Felsefe
¨ Aktüalite ¨ Mantık Psikolojis ¨ Sanat

Bir Sekreterin Sahip Olması Gereken Nitelikleri


F Anlayışlı olmak
F Görgülü olmak
F Bilgili olmak
F Kibar olmak
F Zeki olmak
F İnisiyatif sahibi olmak
F Ciddi sorumluluk alabilmek
F Sabırlı olmak
F Güvenilir olmak
F Güler yüzlü olmak
F Güzel ahlaklı olmak
F Hoşgörülü olmak

F Sempatik olmak
F Ağır başlı olmak
F Yaratıcı olmak
F Zevk sahibi olmak
F Zamanı iyi kullanabilmek
F Sır saklayabilmek
F Sır saklayabilmek
F Yöneticisini iyi tanımak
F Düzenli olmak






Zamanı Etkili Kullanma Yolları:

üPlanlı çalışma. ü Hızlı okuma tekniği geliştirme
üİşleri öncelik sırasına koyma. ü Ajanda kullanma.
üİşe zor olandan başlama ü Günün sonunda işleri gözden geçirme.
üBir işi tamamlamadan öbürüne geçmeme ü Ertesi günün planını yapma
üKararlı olma

Yöneticiyi Tanımak İçin Sekreter Şu Özelliklere Dikkat Etmeli:
·Sabah ofise kaçta gelir kaçta gider?
·Çayı, kahveyi nasıl içer?
·Evinden kahvaltı etmeden çıkar mı?
·Özellikle okumak istediği gazete, dergi var mı?
·Hoşlanmadığı kişiler var mı?
·Üye olduğu dernekler, kulüpler var mı?
·Sevdiği, değer verdiği arkadaşları kimler?
·Nelere kızar?
·Espri yapar mı, şakacımıdır?
·Hafızası nasıl sık-sık her şeyi hatırlatmak gerekir mi?
·Ne tür müzikten hoşlanır?
·Özel günlere hassasiyeti var mı?
·Ne tür kitapları okumayı sever?
·Sanatla ilgilimidir?
·Sporla ilgilimidir?
·Giysi ve aksesuarları kendisimi seçer, yardıma ihtiyacı var mı dır?




Bir Sekreterde Olması İstenmeyen Davranışlar :
·İş kurallarını, disiplini bozma,
·İş sırlarını başkalarına aktarmak.
·İnsanlara cinsiyeti, kültürü, eğitimi, yaşı vb. özelliklerinden dolayı farklı davranmak.
·Bir işte yöneticisine verdiği sözü tutmamak.
·Temel şirket siyasetiyle ilgili işleri yapmada başarısız olma.
·Başkalarının önünde soğuk kanlılığını kaybetmek.
·İş ortamında dedikodu yapmak.
·İki yüzlülük.
·Sivri dilli olmak.
·Kendini beğenmişlik.
·Kindar ve bencil olmak.
·Kıskanç olmak .
·Sıkıcı olmak.

Sekreterlik Mesleğinde En Sık Rastlanan Hastalıklar:


ãGöz rahatsızlıkları
ãKalp hastalıkları
ãRuhsal bozukluk
ãİsteksizlik
ãKolesterol, stres.
ãEklem, kas, bel ağrıları.
ãAşırı şişmanlık
ãAşırı sigara alışkanlığı
ãBedensel güçsüzlük
ãTansiyon vb.




Sekreterin Daima Yanında Olması Gereken Belgeler:


İmla kılavuzu
Türkçe sözlük
İngilizce sözlük
Vergi rehberi
Türk ticaret kanunu
Belediye kanunu
Telefon rehberi



B- SEKRETERİN DIŞ GÖRÜNÜŞÜYLE İLGİLİ NİTELİKLERİ:

Güzel görünme eğilimi insanlıkla birlikte ortaya çıkmış bir gereksinimdir. Güzel görünme ve süslenme tutkusu çağlar boyu değerinden hiç bir şey yitirmeksizin süre gelmiştir. Çünkü insanoğlu güzel görünümün çevresindeki insanlarla olan iletişimde olumlu etki yaptığını çok erken fark etmiştir. Dış görünüşle ilgili nitelileri üç başlık altında inceleyebiliriz.Bunlar;
1.Cilt bakımı
2.Beden bakımı
3.Giyim başarısı

1- Cilt Bakımı:

Cilt bakımının birinci koşulu, cilt temizliğidir. Bunun için öncelikle cildi tanımak gerekir. Çünkü her cilt farklı özelliklere sahiptir. Buna bağlı olarak da gereksinimleri farklıdır. Cilt tiplerini şu şekilde ayırabiliriz; yağlı,kuru, karma, yaşlı, akneli, normal.

Cilt Bakımında Kullanılacak Malzemeler:
Temizleme Sütü : Cildi temizlemek için kullanılır.
Tonik : Cildimizdeki gözenekleri sıkıştırmak ve cildi canlandırmak için kullanılır (Göz çevresi dışında)
Nemlendirici : Cildin nem oranı düzenler, cildi dış etkenlerden korur, gündüz kullanılır.
Gözaltı Kremi : 25 yaşın üzerinde kullanılır. Göz çevresindeki kırışıklıkları önlemek için kullanılır.
Boyun Kremi : 30 yaşın üzerinde kullanılır. Boyun çevresindeki kırışıklıkları önlemek için kullanılır.
Gece Kremi : 30 yaşın üzerinde kullanılır.
Maskeler : Ciltteki ölü hücreleri temizlemek ve pürüzsüz bir cilde sahip olmak için banyodan sonra haftada 1 veya 2 defa kullanılır. Göz çevresi dışına uygulanır.

CİLT TİPLERİ:

1- Normal Cilt: Ne çok yağlı nede kuru cilt tipidir. Düzenli bakım sonucunda cilt bozulmadan işlevini sürdürebilir. Bu ciltte genellikle sivilce görülmez. Normal cilde bakım yapmaktaki amaç ölü hücrelerin temizlenmesi, porların kirden arındırılması ve cildin daha iyi görünmesi içindir.

2- Kuru Cilt : Cilt çeşitli nedenlerle kuru görünümü alabilir. Bunlar; aşırı güneş ve rüzgar, dengesiz beslenme, yeterli sıvı almama gibi nedenlerdir. Kuru cilt ikiye ayrılır: Yağsız kuru cilt ve nemsiz kuru cilt olmak üzere.

a) Yağsız Kuru Cilt: Yağ bezlerinin doğal yağ üretmediği cilt tipidir. Bu tür cilde sahip olanlar kesinlikle sabun kullanmamalıdır. Nemlendiricilerini hiç ihmal etmemelidirler.