ÖN BÜRO ELEMANI (OTEL RESEPSİYONCUSU)
TANIM

Otel ve benzeri konaklama tesislerinde kalmak için gelen müşterileri kabul ederek, kayıt, oda, bagaj, hesap, ücret tahsili, mesaj ve haberleşme işlemlerini yapan kişidir.

A- GÖREVLER

- Otele başvuruda bulunan müşterileri karşılar, tanıtıcı bilgiler verir,
- Müşterilere kalacakları oda konusunda açıklamalarda bulunur, gerekirse kalacakları yeri gösterir,
- Otelde kalmak isteyen müşteriler için giriş formu düzenler,
- Polis defterine müşterinin kimliği ile ilgili bilgileri yazar ve konaklama belgesi düzenler,
- Yabancı uyruklu müşterileri emniyete bildirir,
- Müşterilere kalacakları odaların anahtarlarını verir,
- Telefonla veya yazı ile alınan başvuruların kayıtlarını tutar, yerlerini ayırır,
- Konuk odalarına özel emir formlarıyla ikramlar gönderir,
- Başvuruda bulunan otel müşterilerine tarihi ve turistik yerler, eğlence ve alışveriş yerleri hakkında bilgiler verir,
- Müşterilerin oda hizmetleriyle ilgili sorunlarıyla ilgilenir, gerekirse oda değiştirme işlemini yapar,
- Müşterilere gelen mesajların dağıtımını yapar. Posta ve telgrafları kabul ederek ilgililere ulaştırır,
- Müşterileri istedikleri saatte uyandırır,
- Boş ve dolu yatak sayısını tespit ederek yönetime bildirir,
- Müşterilerin para, kıymetli evrak, değerli eşya vb. emanetlerini saklamak üzere alır ve bunları ilgili formlara kaydeder,
- Gerekirse yabancı konukların kambiyo işlemlerine yardımcı olur,
- Rezervasyon formu, cetveli, takvimi, listesi ve defteri tutar,
- Müşteri hesaplarını tutar ve faturaları hazırlar,
- Otelden ayrılan müşterilerin hesaplarını tahsil ederek vezneye yatırır, kasa ile uygunluğunu sağlar,
- Otelden ayrılırken müşterilerin bagajını odasından aldırtarak bagaj çıkış kayıtlarını tutar.

KULLANILAN ALET
VE MALZEMELER


- Rezervasyon için gerekli takvim, rezervasyon defteri ve fişi, reklam broşürleri,
- Polis defteri, odaların planı,
- Uyandırma cetveli, konaklama belgesi,
- Müşteri folyosu, gelen ve giden müşteri listeleri,
- Fatura, makbuz, kayıt fişleri,
- Bilgisayar, fotokopi makinesi, hesap makinesi,
- Telefon, fax.

B- MESLEĞİN GEREKTİRDİĞİ ÖZELLİKLER

Ön büro elemanı olmak isteyenlerin;
- Uzun süre ayakta çalışabilecek kadar bedence sağlam ve dayanıklı, fiziksel görünümü düzgün,
- Dışa dönük, insanlarla iyi iletişim kurabilen, insanların istek ve duygularını anlayabilen, sakin,
- Güler yüzlü ve saygılı,
- Başkalarını ikna edebilen, düzgün konuşabilen,
- Küçük ayrıntıları algılayabilen, sır saklayabilen,
- Güçlü bir belleğe sahip,
- Dikkatli, temiz, titiz ve düzenli
kimseler olmaları gerekir.

C- ÇALIŞMA ORTAMI VE KOŞULLARI

Ön büro elemanları otel veya motellerin giriş bölümlerinde daima göz önünde görev yaparlar. Ön büro elemanı çoğunlukla ayakta ve insanlarla etkileşim halinde çalışır. Müşterilere hizmetin çok değişik alanlarda verilmesi, koordineli çalışmayı zorunlu kılar. Müşterilerle, otel personeliyle, seyahat acenteleriyle etkileşimde bulunur. Ön büro elemanları hafta sonu, yaz tatillerinde ve mevsimlik çalışabilirler. Çalışma saatleri genellikle vardiya usulüdür, kişi haftanın 1 günü izinlidir.

D- MESLEK EĞİTİMİ

MESLEK EĞİTİMİNİN
VERİLDİĞİ YERLER


- Anadolu Otelcilik ve Turizm Meslek liseleri resepsiyon/Ön büro bölümlerinde,
- Çeşitli illerde bulunan mesleki eğitim merkezlerinde,
- Turizm Bakanlığı'na bağlı turizm eğitim merkezlerinde (TUREM) bu mesleğin eğitimi verilmektedir.
- Ayrıca Türkiye İş Kurumu'nun açmış olduğu işgücü yetiştirme kurslarında bu mesleğin eğitimi verilmektedir.

ÖN EĞİTİMDE BAŞARILI
OLUNMASI GEREKEN DERSLER


- Yabancı dil,
- Türkçe,
- Matematik.

MESLEK EĞİTİMİNE
GİRİŞ KOŞULLARI


Mesleki Eğitim Merkezlerine Giriş Koşulları:
- En az ilköğretim okulu mezunu olmak,
- 14 yaşını doldurmuş olmak,
- Bünyesi ve sağlık durumu gireceği mesleğin gerektirdiği işleri yapmaya uygun olmak,
- Eğitim görmek istediği meslekte bir işyeri bulmak ve işveren ile çıraklık sözleşmesi imzalamak gereklidir.
Anadolu Otelcilik ve Turizm Meslek Liselerine Giriş Koşulları:
- Anadolu otelcilik ve turizm meslek liselerine, ilköğretim okulu mezunu kız ve erkek öğrencilerin Milli Eğitim Bakanlığı tarafından merkezi sınav sistemiyle yapılan sınavı kazanmaları durumda gündüzlü olarak kabul edilmektedir. Erkek öğrencilerin bu okullarda parasız yatılı olarak öğrenim görme olanakları da bulunmaktadır.

MESLEK EĞİTİMİNE
GİRİŞ KOŞULLARI


Anadolu otelcilik ve turizm meslek liselerine alınacak öğrencilerin aşağıdaki şartları taşımaları gerekmektedir.
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmak,
- İlköğretim okulu mezunu olmak,
- Sağlığı ve fiziki durumu otelcilik ve turizm eğitimine ve turistik tesislerde görev yapmaya uygun olmak (kekemelik, körlük, şaşılık, sağırlık, topallık, çolaklık, düztabanlık, sara, bayılma gibi kusurları bulunmamalıdır),
- İlköğretim okulu dan sonra öğrenimine ara vermemiş olmak,
- Ortaöğretim seviyesinde herhangi bir okula devam etmemiş olmak.
- Okul müdürlüğünce yapılacak mülakatta başarılı olmak.

EĞİTİMİN SÜRESİ
VE İÇERİĞİ


Eğitimin Süresi:
- Anadolu otelcilik ve turizm meslek liselerinde 4 yıl, (Anadolu turizm ve otelcilik meslek liselerinde gerçekleştirilen eğitim faaliyetleri "Turizm Mevsimi" ile paralel olarak sürdürülmektedir. Bu okullarda öğrenim gören öğrenciler her yıl ekim-mart aylarında teorik ve uygulamalı eğitimlerini okulda; nisan-eylül aylarında da uygulamalı eğitimlerini bu alanda faaliyet gösteren otellerde veya diğer turistik tesislerde yapmaktadırlar.)

- Mesleki eğitim merkezlerinde 2 yıl,
- Turizm eğitim merkezlerinde (TUREM) 7 ay,
- Türkiye İş Kurumu işgücü yetiştirme kurslarında en fazla 6 ay,
eğitim yapılmaktadır.

Eğitimin İçeriği:
Turizm;
- Turizmin temel kavramları ve tarihi gelişimi,
- Turizm pazarlaması,

- Turizm işletmesi,
- Turizm propaganda ve reklamcılığı,
- Turizm personelinin yetiştirilmesi ve nitelikleri.
Turizm Mevzuatı;
- Türkiye ekonomisinin yapısı ve turizmin Türkiye ekonomisindeki yeri,
- Türkiye'de turizmin temel meseleleri,
- Turizmde ödeme şekilleri,
- Turizm işletmelerinin genel nitelikleri,
- Turizm endüstrisinde sermaye ve kredi,
- Turizm endüstrisinin teşvik ve himayesi.
Müşteri İlişkileri;
- Kişilik,
- İnsan davranışlarının özellikleri,
- Müşteri tipleri,
- Müşteri etkileme yolları ve personelin davranışları,
- Animasyon hizmetleri,
- Animatör,
- Görgü kuralları.
Otel İşletmeciliği;
- Temel otel kavramları,
- Otel organizasyonları, verimlilik,
- Otel destek hizmetleri,
- Otelciliğin boyutları,
- Otel işletmelerinin çevre ile ilişkileri,
- Otel personeli ile yönetim arasındaki ilişkiler.
Daktilografi;
- Sürat ve şekil yönünden on parmak metoduna göre yazma yeteneğini kazandırma.
Resepsiyon Muhasebe Teknikleri Bilgisi;
- Ticaret ve ticari işletme,
- Defter kayıtları,
- Muhasebe hesap kavramı,
- Ön büro kayıtları ve belge düzenlenmesi,
- Ön büronun yeri ve önemi,
- Ön büro personelinin özellikleri,
- Rezervasyon,
- Ön kasa,
- Ön kasada yapılan diğer işlemler,
- Danışma.
Servis Teknikleri;
- Servisin anlamı, kapsamı ve önemi,
- Mönü, mönüye göre içecek seçimi,
- İçeceklerin gruplandırılması,
- Servis edilen yiyecekler.
Yemek Pişirme Teknikleri;
- Beslenme,
- Besin maddelerinin gruplandırılması,
- Mutfak,
Kat Hizmetleri Teknikleri;
- Kat hizmetleri ofisi,
- Kullanılan temizlik araç ve gereçleri,
- Temizlik usulleri, çamaşırhane,

Uygulamalı Ders İçeriklerinde İse
Resepsiyon Muhasebe Uygulaması;
- Resepsiyon muhasebe tekniklerinin uygulamalı olarak işlenmesi,
- Servis uygulaması,
- Kat hizmetleri uygulaması.

EĞİTİM SONUNDA ALINAN
BELGE-DİPLOMA VE UNVAN


Eğitim sonunda bitirilen eğitim kurumuna göre değişen diploma veya belge ile "Ön Büro Elemanı" unvanını alırlar.

E- ÇALIŞMA ALANLARI VE İŞ BULMA OLANAKLARI

Ön büro elemanları otellerde, konaklama merkezlerinde, misafirhanelerde, tatil köylerinde çalışırlar.
Turizmin gelişmesine bağlı olarak çalışma alanı oldukça geniştir. Yeni turistik otellerin yapılması da iş alanını genişletmektedir. Özellikle tatil bölgelerinde nitelikli personelin çalışma imkanı oldukça geniştir. Turizm bölgelerinde özellikle yaz ve kış turizmine yönelik yerlerde mevsimlik olarak çalışma olanağı yaratılmaktadır.
Çalışma koşulları bakımından bu mesleğin taşıdığı özellikler:
- Mevsimlik bir karaktere sahiptir (özellikle tatil köylerinde).
- Konaklama tesislerinde çalışılmaktadır.
- Turistik tesisler arasındaki hareketlilik oldukça yüksektir.
- Büyük ölçüde nitelikli personele ihtiyaç gösterir.
- Özel çalışma şartları, uzun çalışma saatleri, hafta sonu ve diğer tatillerdeki yoğun çalışma temposu, çalışanların aile yaşamını zorlaştırdığı gibi, sosyal bakımdan da bazı zorluklar doğurur.
- Turistik işletmelerin sayısı ve büyüklüğü, çalışacak personelin sayısını etkiler.
- Turistik tesisler, genellikle tecrübeli, referans verebilen, iyi derecede yabancı dil bilen elemanları tercih etmektedirler.

F- EĞİTİM SÜRESİNCE VE EĞİTİM SONRASI KAZANÇ

EĞİTİM SÜRESİNCE


- Turistik tesislerdeki uygulamalı eğitim süresince öğrencilere işyerleri tarafından asgari ücretin en az %60'ı oranında ücret ödenmektedir.

- Meslek yüksekokulu turizm ve otelcilik bölümünde ve turizm işletmeciliği ve otelcilik yüksekokullarında eğitime başlayan öğrenciler, Kredi ve Yurtlar Kurumu'nun kredilerinden faydalanabilirler. Ayrıca, öğrenciler yeterli şartları taşıdıklarında çeşitli kamu, özel kurum ve kuruluşların burslarından da yararlanma olanağına sahiptirler.

EĞİTİM SONRASI


Kazanç durumu işyerinin büyüklüğüne, elemanın tecrübesine göre değişmektedir. Niteliği yüksek bir resepsiyon memuru asgari ücretin 3 ila 4 katı ücret alabilmektedir.

G- MESLEKTE İLERLEME

Meslek eğitiminden sonra kişi niteliğini artırmak açısından yabancı dil kurslarına katılabilir.

• Anadolu Otelcilik ve Turizm Meslek Liselerinin Ön Büro/Resepsiyon bölümü/alanından mezun olanlar, istedikleri taktirde, Turizm ve otel işletmeciliği, Turizm ve seyahat işletmeciliği, Aşçılık, Hazır Yemek ve Aşçılık, Turizm Animasyonu ön lisans programlarına sınavsız geçiş için başvurabilirler. Gereken koşullara sahip oldukları takdirde yerleştirilebilirler.
• Ayrıca Öğrenci Seçme Sınavına (ÖSS) girip Konaklama İşletmeciliği (Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Y.O), Konaklama İşletmeciliği Öğretmenliği, Konaklama İşletmeciliği (Turizm ve Otelcilik Y.O.), Turist Rehberliği (Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Y.O), Turist Rehberliği (Turizm ve Otelcilik Y.O.), Turizm İşletmeciliği (Uygulamalı Bilimler Y.O), Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik (Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Y.O), Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Y.O., Turizm ve Otel İşletmeciliği (Uygulamalı Teknoloji ve İşletmecilik Y.O), Turizm ve Otel İşletmeciliği (Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Y.O), Turizm ve Otel İşletmeciliği Y.O., Turizm ve Otelcilik (Bilgisayar ve Turizm Yüksekokulu), Turizm ve Otel İşletmeciliği (Turizm ve Otelcilik Y.O.), İşletme Öğretmenliği, Sivil Hava Ulaştırma İşletmeciliği (Sivil Havacılık Yüksekokulu) lisans programlarını tercih etmeleri durumunda ek puan almaları nedeniyle diğer bölümlerden mezun olanlara göre öncelikle yerleştirilmektedir.

Uzun süre meslekte çalışmış ve başarılı bir resepsiyon memurunun;
- Rezervasyon şefi veya resepsiyon şefi,
- Ön büro müdür yardımcısı,
- Ön büro müdürlüğüne kadar yükselme imkanı mevcuttur.

BENZER MESLEKLER

- Sekreterlik,
- Seyahat Bürosu Memurluğu.

H- EK BİLGİLER


Akdeniz Üniversitesi Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksek Okulu tarafından hazırlanan ön büro departmanının bölümlerine ilişkin bilgiler aşağıda yer almaktadır.

- ÖN BÜRO DEPARTMANI
- REZERVASYON
- RESEPSİYON - ÖN KASA
- SANTRAL
- KAT HİZMETLERİ - ODALAR BÖLÜMÜ
- BELL CAPTAİN - (BELL BOY)

Ön büro elemanının sadece resepsiyon memuru olarak algılanması yanlıştır. Yukarıda görüldüğü üzere büyük işletmelerin ön büro kısmında her bölüm üstlendiği görevlerde uzmanlaşmıştır. İş kapasitesinin yüksek olması bölümlerin kendi alanlarında profesyonel kadroların kurulmasını gerekli kılmıştır.
Kapasitesi ve personel sayısı az olan işletmelerde bazı bölümlerin işlerini de resepsiyon memuru yapmaktadır. Ön büro ile ilgili teorik ve pratik eğitimi alan öğrenci bu tür işletmelerde rahatlıkla çalışabilmektedir.

I- YARARLANILAN BİLGİ KAYNAKLARI

- Turizm eğitimi ile ilgili kitap vb. yayınlar,
- Meslek elemanları,
- 4702 Sayılı Kanun,
- ÖSYM 2005 ÖSS Sınav Kılavuzu,
- Meslek Danışma Komisyonu (MEDAK) üyesi kuruluşlar.

İ- DAHA AYRINTILI BİLGİ İÇİN BAŞVURULABİLECEK YERLER

- İlgili eğitim kurumları,
- Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğü Ankara Meslek Danışma Merkezi,
- Bünyesinde Meslek Danışma Merkezi bulunan Türkiye İş Kurumu il ve şube müdürlükleri.